Digitales Besuchermanagement bei Asklepios

„Wir begleiten Patient:innen auf einem oft sehr langen Weg der Genesung, weswegen das Einbeziehen von Angehörigen einen wichtigen Anteil am Therapieerfolg hat. Dabei verfolgen wir ein integratives Konzept, welches vor allem die Motivation der schwer erkrankten Patient:innen fördern soll“, erklärt Bärbel Ohlenmacher, die als Klinik-Koordinatorin die Einführung des digitalen Besuchermanagements maßgeblich unterstützt hat. Mittels Robotik sowie qualitätsgestützter Therapie und Pflege trägt die Asklepios Neurologische Klinik Falkenstein so ihren Anteil an der langfristigen und nachhaltigen Genesung der ihr anvertrauten Patient:innen nach kurzen Aufenthalten in Akuthäusern.

Trotz ihres Einflusses auf den Behandlungserfolg ist es in Zeiten einer Pandemie leider nicht möglich, Besucher:innen uneingeschränkten Einlass zu gewähren. Um den persönlichen Kontakt nicht gänzlich zu unterbrechen, waren die Services der samedi GmbH eine naheliegende Lösung:

„Nach langem Lockdown war es uns wichtig, eine schnelle und möglichst digitale Lösung für Patient:innen und Angehörige zu etablieren. Da wir bereits das Terminbuchungstool nutzen war es für uns selbstverständlich, auch diesen Service über samedi anzusteuern“, so Bärbel Ohlenmacher.

Effiziente Steuerung der Besucherströme

Die Sicherheit der Patient:innen und Mitarbeiter:innen war ein ausschlaggebender Punkt für die Einführung eines digitalen Besuchermanagement Systems, denn mit Papier und Stift ließ sich der Besucherstrom in Corona-Zeiten nur schwer im Überblick halten. Des Weiteren können sich die Angehörigen leichter mit der Klinik in Verbindung setzen und werden vor und beim Besuch sicher begleitet.

„Zudem ist das digitale Besuchermanagement auch für unsere Mitarbeiter:innen am Empfang eine große Entlastung“, erzählt die Klinik-Koordinatorin. Vorher mussten die Besucher:innen eine zweiseitige Besucherberechtigung ausfüllen, was ein großer Zeitaufwand an der Rezeption bedeutete und jetzt müssen die Mitarbeiter nur einen QR-Code scannen. Dieser Effekt macht sich auch an anderen Standorten bemerkbar: “Wir sind sehr zufrieden, das digitale Besuchermanagement ist eine ungeheure Erleichterung für mich und meine Kolleg:innen”, resümiert Heike Seidl, die die Rezeption der Asklepios Klinik Schaufling im Bayerischen Wald leitet.

So funktioniert das digitale Besuchermanagement

Um das Besuchermanagement einzurichten, werden einmalig alle Betten und Zimmer erfasst und die Besuchszeiten festgelegt. Für jedes Bett oder Zimmer wird anschließend automatisch ein Besuchercode generiert, den Angehörige bei der Terminbuchung angeben. So wird eine gleichmäßige Verteilung der Besucher sichergestellt, da bspw. maximal ein Besuch pro Zimmer zugelassen wird. Die Codes werden einmalig an den Betten und/oder Zimmern angebracht und den Angehörigen durch die Patient:innen oder das Klinikpersonal mitgeteilt.

Mit der Terminbestätigung für Ihren Besuch erhalten Angehörige einen QR-Code, der am Einlass gescannt wird und die Anwesenheit des Besuchs im System dokumentiert. Das Ausfüllen von Anmeldebögen bei der Ankunft entfällt, da die Informationen bereits vorab digital erfasst wurden. Wie bei allen samedi Services werden die persönlichen Daten zu jeder Zeit durch eine eigens entwickelte, patentierte Verschlüsselungstechnologie geschützt. Durch die digitale Dokumentation der Kontaktlisten wird eine einfache Nachverfolgung im Infektionsfall ermöglicht.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Ein wichtiger Schritt bei der Einführung des digitalen Besuchermanagements in der Asklepios Neurologische Klinik Falkenstein war auch die Einbeziehung der Patient:innen: „Die Neuerungen haben wir anhand eines Info-Tablettauflegers an die Patient:innen verteilt. Jede/r Patient:in erhält auch die Information in der Klinik-Willkommensmappe. Plakate wurden in Aufzügen, auf Stationen und im Haupteingang platziert. Über unsere Social-Media-Seiten haben wir informiert sowie auf der Homepage das Besuchermanagement bekanntgegeben“, zählt Bärbel Ohlenmacher auf.

Zudem hat sie noch einen weiteren Tipp für die erfolgreiche Implementierung des Besuchermanagements: „Eine Verlegung im Haus muss intern von den Stationssekretär:innen im Patientenprogramm zeitnah aktualisiert werden, so dass die Mitarbeiter immer den aktuellen Besuchercode einsehen können und gegebenenfalls an Besucher weitergeben können.“

Fazit

Das digitale Besuchermanagement bringt Entlastung in den Klinikalltag und ermöglicht es vor allem den Patient:innen, weiterhin persönlichen Kontakt mit Ihren Angehörigen zu halten. Die Zahlen sprechen für sich: In den ersten eineinhalb Monaten wurden mehr als 2.400 Besuchstermine in Falkenstein online vereinbart.

Auch das interne Fazit ist positiv: „Wir können uns definitiv vorstellen, die Nutzung der samedi Services weiter auszuweiten, weil die Software auf unsere individuellen Strukturen und Anforderungen anpassbar ist und uns Vorteile in der Organisation bringt“, gibt Bärbel Ohlenmacher einen Ausblick und ergänzt: „Als Klinik und Spezialversorger, sowie als Teil eines großen Konzernes, der als Digital Healthynear die Werte Sicherheit, Transparenz und Nachhaltigkeit vertritt und sich als Vorangeher etabliert hat, sehen wir uns als Teil des großen Ganzen und tragen unser Wissen und Kompetenz für einen sicher digitalisierten Alltag bei.“

Die Asklepios Neurologische Klinik Falkenstein ist eine Fachklinik für Neurologie und neurologische Rehabilitation. Sie wurde 1999 inmitten einer großen Parkanlage neu gebaut und hat sich seitdem zu einem führenden neurologischen Kompetenzzentrum entwickelt.

Auf 4 Stationen stehen insgesamt 155 Betten mit mehr als 30 Monitorplätzen zur Verfügung. Mit ca. 290 Mitarbeitenden behandeln wir Patienten sowohl in der akutmedizinischen Frührehabilitation (Phase B), als auch in der Rehabilitationsphasen C und D. Unsere Klinik verfügt über eine moderne Diagnostikabteilung und ist spezialisiert auf therapeutische Robotik. Wir arbeiten auf allen Stationen in interdisziplinären Teams aus Ärzten, Pflegekräften und Therapeuten der Disziplinen Physiotherapie, Ergotherapie, Sprachtherapie und Neuropsychologie. Die gesamte Klinik ist zertifiziert.

In den Klinikräumen befindet sich auch unser ambulantes Therapiezentrum auromed (ambulante Behandlung von Patientinnen und Patienten der Neurologie in den Disziplinen Physio-, Ergo- und Sprachtherapie).