Praxismanagement: Der Schlüssel zu einer effizienten Organisation von Praxis und MVZ

Aus eigener Erfahrung wissen Sie: Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren sind nicht nur Orte der medizinischen Versorgung, sondern auch komplexe wirtschaftliche Einheiten, die effizient geführt werden müssen. Besonders deutlich wird dies in Zeiten steigender Kosten, wachsender Verwaltungsanforderungen und zunehmendem Personalmangel. Kein Wunder also, dass der Begriff "Praxismanagement" immer häufiger auftaucht. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Und welche Aspekte sind entscheidend, um den Praxisalltag erfolgreich zu managen? 

Praxismanagement: Was bedeutet das konkret?

Das Praxismanagement umfasst alle organisatorischen und administrativen Aufgaben, die notwendig sind, um den Praxisbetrieb effizient und erfolgreich zu gestalten. Dabei geht es nicht nur um die reine Verwaltung, sondern auch um die Optimierung der Prozesse und Strukturen innerhalb der Praxis. Ziel ist es, über einheitliche Abläufe eine hohe Patientenzufriedenheit zu erreichen und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erleichtern und zu entlasten. Zudem ist ein durchdachtes Praxismanagement zentral für den wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis oder eines MVZs – ganz besonders bei komplexen Strukturen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitenden. 

Warum ist Praxismanagement so wichtig?

Ein gutes Praxismanagement schafft nicht nur eine strukturierte und effiziente Arbeitsumgebung, sondern trägt auch zur langfristigen Zufriedenheit aller Beteiligten bei. Für Patienten bedeutet eine vorausschauende Planung beispielsweise kürzere Wartezeiten, eine bessere Betreuung und ein allgemein angenehmeres Praxisumfeld. Dies zeigt sich zum Beispiel darin, dass Patienten, die regelmäßig die Praxis besuchen, stets auf vertraute Abläufe stoßen.

Mitarbeitende profitieren von klaren Strukturen und administrativer Entlastung, was auch potenziellen Konflikten, beispielsweise durch unklare Arbeitszuweisungen, vorbeugt. Besonders in komplexen Praxen und MVZs ist es unabdingbar, klare Zuständigkeiten sowohl für ärztliches als auch für nicht-ärztliches Personal festzulegen. Letztendlich ermöglicht ein optimiertes Management dem gesamten Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die bestmögliche Patientenversorgung.

Die Rolle des Praxismanagers

Ein Praxismanager oder eine Praxismanagerin ist das organisatorische Herzstück der Praxis – und ein besonders vielseitiges und verantwortungsvolles Berufsbild. Diese Person steht in engem Austausch mit der ärztlichen Leitung oder der Geschäftsführung und trägt die Verantwortung für abteilungsübergreifende Prozesse. Der Praxismanager ist oft der erste Ansprechpartner für das Praxisteam, Patienten und externe Dienstleister. Zu den Kernaufgaben zählen unter anderem:

• Terminmanagement: Eine effiziente Terminplanung minimiert Wartezeiten, das Dauerklingeln des Praxistelefons und ist essenziell für einen erfolgreichen Praxisbetrieb mit optimaler Auslastung und ohne Leerläufe. (Sieben von zehn Arztpraxen beklagten in einer Umfrage der KBV Probleme mit Patienten, die ohne Abmeldung nicht zu Terminen erscheinen.) 
• Patientenmanagement und Patientenkommunikation: Eine gute Betreuung und Kommunikation mit den Patienten ist essenziell für deren Zufriedenheit. Und: Glückliche Patienten führen auch zu glücklichem Personal. 
• Abrechnung und Finanzmanagement in enger Zusammenarbeit mit der ärztlichen Leitung oder der Geschäftsführung. Praxismanager sind häufig Ansprechpartner für alle Abrechnungsfragen. Zum Beispiel informieren sie das Praxisteam über Abrechnungsziffern und kommunizieren mit der Abrechnungsabteilung der KV oder mit privaten Krankenkassen.
• Personalplanung: Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Praxismanagements ist die Dienstplanerstellung. Zudem geht es darum, Personal langfristig an die Praxis zu binden. 
• Teambesprechungen schaffen Raum, um gemeinsam über aktuelle Anliegen und Probleme zu sprechen. Zudem sorgen regelmäßige Besprechungen dafür, dass ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl und damit auch ein besseres Arbeitsklima entsteht. 
• Qualitätsmanagement: Hier geht es darum, die Praxis kontinuierlich weiterzuentwickeln und Qualitätsstandards einzuhalten. Zum Beispiel kann es hier darum gehen, den Prozess der Blutabnahmen zu vereinheitlichen und für alle Mitarbeitenden die gleichen Standards zu etablieren.
• Notfall- und Hygienemanagement: Hier wird beispielsweise sichergestellt, dass für Notfälle alle wichtigen Medikamente vorrätig sind oder Desinfektionsvorschriften eingehalten werden.

Wie wird man Praxismanagerin oder Praxismanager?

Als Praxismanager sollte man vor allem ein Organisations- und Kommunikationstalent sein. Regelmäßiger Austausch erfolgt dabei in der Regel sowohl mit der Ärzteschaft, medizinischen Fachangestellten und Patienten. Das Ziel: Alle sollen möglichst zufrieden sein.

Und natürlich sind auch fundierte Kenntnisse von Praxisabläufen wesentlich – weshalb ausgebildete MFAs natürlich prädestiniert für diesen Beruf sind. Aber auch Personen mit betriebswirtschaftlicher Ausbildung bringen wichtiges Vorwissen mit – schließlich sind Praxismanager entscheidend für das Unternehmen Praxis oder MVZ verantwortlich und sollten auch wirtschaftliches Verständnis mitbringen.

Und natürlich entwickeln sich in unserer schnelllebigen Welt die Anforderungen an Praxismanager kontinuierlich weiter – beispielsweise bezüglich der Möglichkeiten die Softwarelösungen und andere digitale Tools für die Entlastung der Praxis bieten. Daher sind Lehrgänge im Bereich Praxismanagement empfehlenswert. Die Art der Fortbildungsangebot variiert dabei stark. Ob angehende Praxismanager einzelne Schulungstagen (wie zum Beispiel einen Intensivkurs der KV Berlin), längere Zertifikatskurse (wie zum Beispiel den 8-monatigen Fernlehrgang des PKV Institituts oder die Zertifikatsfortbildung der Uni Hamburg) oder längerfristige Studienangebote wählen sollten, hängt dabei vom jeweiligen Vorwissen und von der Komplexität der Strukturen, in denen man tätig sein möchte, ab. Die meisten Fortbildungen werden berufsbegleitend angeboten. 

Digitale Tools im Praxismanagement

Dank der fortschreitenden Digitalisierung haben Praxen und MVZs die Möglichkeit, viele organisatorische Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. 

Die Möglichkeit zur Online-Terminvergabe, eine digitalen Telefonassistenz, die elektronische Patientenakte oder digitale Abrechnungssysteme sind nur einige Beispiele, wie digitale Anwendungen das Praxismanagement unterstützen können. Diese Tools helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und so das Personal umfassend zu entlasten. Zudem bieten sie den Patienten einen verbesserten Service, indem beispielsweise auf der Praxis- /MVZ-Webseite die Online-Terminvergabe 24/7 die Möglichkeit bietet, Termine zu buchen.

Fazit

Praxismanagement ist mehr als nur Organisation und Verwaltung – es ist einer der Schlüssel zum Erfolg einer Arztpraxis. Durch ein professionelles Management können Praxen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch die Zufriedenheit von Patienten und Mitarbeitern nachhaltig steigern. Wer in diesen Bereich investiert, legt den Grundstein für eine erfolgreiche und zukunftssichere Praxis.